Die virtuelle Hauptversammlung nach dem AktG

Die virtuelle Hauptversammlung nach dem AktG: der Rechtsrahmen

Die virtuelle Hauptversammlung ist für deutsche Aktiengesellschaften eine dauerhafte Option. Seit 2022 erlaubt § 118a des Aktiengesetzes (AktG), dass die Satzung vorsieht oder den Vorstand ermächtigt vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Versammlung abgehalten wird. Die Regelung löste die befristete COVID-19-Gesetzgebung ab, die reine Online-Versammlungen mit stark eingeschränkten Aktionärsrechten erlaubt hatte. Das dauerhafte Regime ist anders angelegt: Es soll die Rechte nachbilden, die Aktionäre in einer Präsenzversammlung haben, einschließlich eines Rederechts per Video, eines Rechts auf Fragen und Nachfragen und eines Rechts, gegen Beschlüsse Widerspruch einzulegen.

Für börsennotierte Gesellschaften ist die virtuelle Hauptversammlung zu einem Standardformat geworden, während einige Emittenten zu Präsenz- oder hybriden Versammlungen zurückgekehrt sind. Welche Form im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von Aktionärsstruktur, Tagesordnung und Erwartungen der Investoren ab.

Dieser Beitrag erläutert die rechtliche Grundlage, die zwingenden Aktionärsrechte, die technischen Anforderungen, den Schutz vor Anfechtungsklagen wegen technischer Störungen und die Lehren aus den ersten Jahren der Praxis. Er soll Vorständen, Aufsichtsräten und Rechtsabteilungen helfen, die Vorbereitung rechtzeitig zu planen und typische Fehler zu vermeiden.

Rechtliche Grundlage: Satzung und Befristung

Eine Gesellschaft kann eine virtuelle Hauptversammlung nur abhalten, wenn ihre Satzung dies erlaubt. Die Satzung kann virtuelle Versammlungen entweder unmittelbar vorsehen oder den Vorstand ermächtigen, über das Format zu entscheiden (§ 118a Abs. 1 AktG). Beide Varianten müssen befristet sein: Eine Satzungsregelung oder Ermächtigung darf einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren nach Eintragung der Gesellschaft oder der Satzungsänderung umfassen (§ 118a Abs. 3 bis 5 AktG). Gesellschaften, die 2022 oder 2023 Ermächtigungen beschlossen haben, müssen diese daher in den kommenden Hauptversammlungssaisons erneuern.

Der satzungsändernde Beschluss bedarf einer Mehrheit von mindestens drei Vierteln des vertretenen Grundkapitals, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt. Stimmrechtsberater und institutionelle Investoren haben solche Beschlüsse genau geprüft, und einige haben Ermächtigungen abgelehnt, die nicht auf einen kürzeren Zeitraum begrenzt sind oder den Vorstand nicht verpflichten, die Interaktion mit den Aktionären zu wahren. Viele Gesellschaften wählen daher einen Zeitraum von weniger als fünf Jahren und erläutern in der Tagesordnung, wie sie die Ermächtigung nutzen wollen. Eine transparente Begründung erhöht erfahrungsgemäß die Zustimmung und erleichtert den Dialog mit Investoren im Vorfeld der Abstimmung.

Aktionärsrechte in der virtuellen Hauptversammlung

Wird eine virtuelle Hauptversammlung abgehalten, müssen die Voraussetzungen des § 118a Abs. 1 Satz 2 AktG erfüllt sein. Sie lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Die Vorabeinreichung von Fragen nach § 131 Abs. 1a AktG ist optional. Nutzt der Vorstand sie, muss er seinen Bericht oder dessen wesentlichen Inhalt mindestens sieben Tage vor der Versammlung zugänglich machen (§ 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 AktG), und alle ordnungsgemäß eingereichten Fragen müssen spätestens einen Tag vor der Versammlung zugänglich gemacht und beantwortet werden. Sind die Antworten ab einem Tag vor und während der Versammlung durchgehend zugänglich, kann der Vorstand die Auskunft in der Versammlung zu diesen Fragen verweigern. In der Praxis haben viele Gesellschaften auf die Vorabeinreichung verzichtet und lassen Fragen stattdessen live in der Versammlung zu, was das Verfahren einfacher und einer Präsenzversammlung ähnlicher macht. Die Entscheidung sollte vor dem Entwurf der Einberufung getroffen werden, weil sie den Veröffentlichungszeitplan bestimmt.

Der Versammlungsleiter kann festlegen, dass das Auskunftsrecht, Nachfragen und neue Fragen in der Versammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation ausgeübt werden können (§ 131 Abs. 1f AktG). Die Satzung oder Geschäftsordnung kann den Versammlungsleiter ermächtigen, das Frage- und Rederecht zeitlich angemessen zu beschränken (§ 131 Abs. 2 Satz 2 AktG), was bei langen Versammlungen mit vielen Rednern wichtig ist. Solche Beschränkungen sollten maßvoll eingesetzt und in der Versammlung nachvollziehbar begründet werden, damit sie nicht selbst zum Gegenstand einer Anfechtung werden.

Wer physisch anwesend sein muss

Eine virtuelle Hauptversammlung ist nicht vollständig virtuell. Die Mitglieder des Vorstands sollen am Ort der Versammlung teilnehmen, ebenso die Mitglieder des Aufsichtsrats, sofern die Satzung ihnen nicht die Teilnahme per Video gestattet. Der Versammlungsleiter und, soweit der Abschlussprüfer teilnehmen muss, der Abschlussprüfer müssen am Ort der Versammlung anwesend sein (§ 118a Abs. 2 AktG). Ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter kann anwesend sein. Die Versammlung erfordert zudem eine Niederschrift; bei börsennotierten Gesellschaften und bei Beschlüssen, die eine Dreiviertelmehrheit erfordern, muss ein Notar die Niederschrift aufnehmen (§ 130 AktG), und der Notar ist am Ort der Versammlung anwesend.

Zeitplan für die virtuelle Hauptversammlung

Die virtuelle Hauptversammlung folgt demselben gesetzlichen Kalender wie eine Präsenzversammlung, mit zusätzlichen Fristen für die elektronischen Rechte. Vom Versammlungstag aus rückwärts gerechnet sieht ein typischer Zeitplan für eine börsennotierte Gesellschaft so aus:

• Mindestens 30 Tage vorher: Einberufung (§ 123 Abs. 1 AktG), verlängert um die Anmeldefrist, wenn die Satzung eine Anmeldung verlangt. Die Einberufung muss beschreiben, wie die Aktionäre ihre Rechte elektronisch ausüben können.
• 30 Tage vorher: spätester Zugang von Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung von Aktionären, die 5 % oder 500.000 Euro des Grundkapitals halten (§ 122 Abs. 2 AktG).
• Sieben Tage vorher: Zugänglichmachung des Vorstandsberichts, wenn der Vorstand die Vorabeinreichung von Fragen verlangt.
• Sechs Tage vorher: späteste Anmeldung, wenn die Satzung sie verlangt (§ 123 Abs. 2 AktG).
• Fünf Tage vorher: späteste Einreichung von Stellungnahmen der Aktionäre; vier Tage vorher Zugänglichmachung der Stellungnahmen (§ 130a Abs. 2, 3 AktG).
• Drei Tage vorher: späteste Einreichung von Fragen, wenn der Vorstand dies verlangt; einen Tag vorher Zugänglichmachung der Antworten (§ 131 Abs. 1a, 1c AktG).
• Versammlungstag: Identitätsprüfung der Redner, Live-Übertragung, Redebeiträge, Nachfragen, Abstimmungen und Widersprüche.
• Einen Monat danach: Ablauf der Frist für Anfechtungsklagen (§ 246 Abs. 1 AktG).

Weil mehrere Fristen in die letzte Woche vor der Versammlung fallen, müssen Investor Relations, Rechtsabteilung und Technikteams eng zusammenarbeiten. Von Aktionären eingereichte Stellungnahmen sind auf Inhalte zu prüfen, die die Gesellschaft nicht veröffentlichen muss, etwa Stellungnahmen, durch deren Zugänglichmachung sich der Vorstand strafbar machen würde oder die offensichtlich falsch sind, und die Gründe für eine Nichtveröffentlichung sollten dokumentiert werden. Antworten, die einen Tag vor der Versammlung veröffentlicht werden, sollten mit derselben Sorgfalt geprüft werden wie mündliche Antworten, weil unvollständige Antworten weiterhin Grundlage für Anfechtungsklagen und Auskunftserzwingungsverfahren sind.

Technische Störungen und Anfechtungsklagen

Eine zentrale Sorge von Gesellschaften ist das Risiko, dass technische Störungen zu Anfechtungsklagen führen. Das AktG regelt dies in § 243 Abs. 3 AktG: Eine Anfechtung kann nicht auf eine durch technische Störung verursachte Verletzung der elektronischen Rechte von Aktionären in einer virtuellen Versammlung gestützt werden, einschließlich Störungen bei Übertragung, Stimmabgabe, Fragen, Stellungnahmen, Redebeiträgen und Widersprüchen, es sei denn, der Gesellschaft ist grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz vorzuwerfen. Dieser Schutz erfasst keine Rechtsfehler, etwa eine unberechtigte Auskunftsverweigerung, und nicht das völlige Fehlen der Infrastruktur.

Aktionären bleiben zudem die allgemeinen Rechtsbehelfe: Das Auskunftsrecht kann in einem besonderen Verfahren durchgesetzt werden (§ 132 AktG), und Beschlüsse können wegen Verletzung des Gesetzes oder der Satzung innerhalb eines Monats angefochten werden (§ 246 Abs. 1 AktG). Das Frage-und-Antwort-Verfahren bleibt in der Praxis die häufigste Grundlage von Anfechtungsklagen, sodass Vorstände sich sorgfältig vorbereiten und alle Fragen und Antworten dokumentieren sollten. Bewährt hat sich ein Backoffice, das eingehende Fragen in Echtzeit erfasst, den zuständigen Fachbereichen zuordnet und die Antworten vor ihrer Verlesung kurz prüft.

Lehren aus der Praxis der virtuellen Hauptversammlung

Aus den ersten Jahren mit der virtuellen Hauptversammlung nach dem dauerhaften Regime haben sich mehrere Lehren ergeben:

• Interaktion ist Investoren wichtig. Investoren und Aktionärsvereinigungen beurteilen die virtuelle Hauptversammlung danach, wie gut sie den Dialog einer Präsenzversammlung nachbildet. Live-Fragen und echte Videoredebeiträge werden erwartet.
• Einen zuverlässigen Dienstleister wählen. Videoredebeiträge mit Identitätsprüfung, Live-Warteschlangen für Fragen und Abstimmungssysteme erfordern erprobte Technik und Supportpersonal.
• Klare Regeln in der Einberufung. Die Einberufung sollte erläutern, wie man sich anmeldet, zuschaltet, abstimmt, Stellungnahmen einreicht, Fragen stellt und redet, einschließlich der technischen Anforderungen und des Verfahrens zur Prüfung der Videoverbindung nach § 130a Abs. 6 AktG.
• Hybride Optionen. Einige Gesellschaften halten stattdessen Präsenzversammlungen mit Online-Teilnahme nach § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG ab. Das ermöglicht Aktionären die Teilnahme vor Ort und online, schafft aber zwei Kanäle, die zu steuern sind.
• Kosten. Einsparungen bei Veranstaltungsort und Bewirtung werden teilweise durch Technikkosten aufgezehrt, sodass die Entscheidung keine rein finanzielle ist. Gesellschaften sollten auch die internen Ressourcen einplanen, die für die schnelle Beantwortung von Fragen während der Versammlung erforderlich sind.

Auch kleine und nicht börsennotierte Aktiengesellschaften können vom virtuellen Format profitieren, etwa wenn die Aktionäre international verteilt sind. Bei Gesellschaften mit kleinem Aktionärskreis kann eine Vollversammlung, bei der alle Aktionäre erschienen oder vertreten sind und zustimmen, zudem formlose Beschlüsse ermöglichen. Für die GmbH gelten andere Regeln: Gesellschafterversammlungen per Telefon oder Video sind möglich, wenn alle Gesellschafter in Textform zustimmen (§ 48 Abs. 1 GmbHG); siehe unseren Beitrag zu Gesellschafterversammlungen der GmbH.

Das richtige Format für die nächste Versammlung wählen

Ob eine virtuelle Hauptversammlung die richtige Wahl ist, hängt von der Aktionärsstruktur, der Tagesordnung und dem erwarteten Konfliktpotenzial ab. Eine Routineversammlung mit Beschlüssen über Dividende, Entlastung und Abschlussprüfer eignet sich gut für das virtuelle Format. Eine Versammlung mit umstrittener Tagesordnung, Vorschlägen aktivistischer Aktionäre oder einer bedeutenden Transaktion kann von einer Präsenzversammlung profitieren, bei der sich die Dynamik leichter steuern lässt und das Risiko technischer Anfechtungen geringer ist. Vorstände sollten früh entscheiden, weil die Einberufungsfrist von mindestens 30 Tagen vor der Versammlung (§ 123 Abs. 1 AktG) wenig Zeit für einen Kurswechsel lässt. Eine frühe Abstimmung mit Dienstleister, Notar und Investor Relations schafft hier den nötigen Spielraum für eine geordnete Vorbereitung. Siehe auch unseren Beitrag zu Aktionärsaktivismus in Deutschland und unsere Seite zur Corporate Governance.

So unterstützt TRW & Co

Wir beraten börsennotierte und nicht börsennotierte Aktiengesellschaften zu virtuellen, hybriden und Präsenzversammlungen: Satzungsänderungen und Ermächtigungen, Einberufung und Tagesordnung, Geschäftsordnungen, Frage-und-Antwort-Prozesse, Leitfäden für den Versammlungsleiter, technische Generalproben und den Umgang mit Anfechtungsklagen. Wir arbeiten mit dem Notar der Versammlung und den Dienstleistern zusammen und unterstützen die Gesellschaft in Auskunftserzwingungs- und Anfechtungsverfahren. Ob als virtuelle Hauptversammlung oder in Präsenz: Kontaktieren Sie uns, um Ihre nächste Hauptversammlung vorzubereiten.