Gesellschafterversammlung der GmbH und Gesellschafterbeschlüsse

Die Gesellschafterversammlung der GmbH: das Wesentliche

Die Gesellschafterversammlung der GmbH ist der Ort, an dem die Gesellschafter einer deutschen Gesellschaft mit beschränkter Haftung ihre Entscheidungen treffen. Sie ist das oberste Organ der GmbH: Sie stellt den Jahresabschluss fest, bestellt und beruft Geschäftsführer ab, kann ihnen Weisungen erteilen, ändert den Gesellschaftsvertrag und entscheidet über Kapitalmaßnahmen und Strukturänderungen. Das GmbH-Gesetz (GmbHG) setzt in den §§ 45 bis 51 nur einen schmalen Rahmen, und der Gesellschaftsvertrag kann das meiste davon abändern. Diese Flexibilität macht den Gesellschaftsvertrag entscheidend, und sie ist zugleich der Grund, warum Verfahrensfehler eine häufige Streitquelle sind: Ein Beschluss, der in einer nicht ordnungsgemäß einberufenen Versammlung gefasst wurde, kann nichtig oder anfechtbar sein.

Dieser Beitrag erläutert, wie die Gesellschafterversammlung der GmbH einberufen und durchgeführt wird, Beschlussfähigkeit und Mehrheiten, Stimmverbote, Beschlüsse ohne Versammlung und den Rechtsschutz gegen fehlerhafte Beschlüsse. Er richtet sich an Geschäftsführer, Konzernrechtsabteilungen, die deutsche Tochtergesellschaften steuern, und Minderheitsgesellschafter.

Zuständigkeiten der Gesellschafter

Der gesetzliche Katalog in § 46 GmbHG weist den Gesellschaftern wichtige Angelegenheiten zu, darunter die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses, die Einforderung von Einlagen, die Teilung und Einziehung von Geschäftsanteilen, die Bestellung, Abberufung und Entlastung von Geschäftsführern, Maßregeln zur Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung, die Bestellung von Prokuristen und die Geltendmachung von Ersatzansprüchen gegen Geschäftsführer oder Gesellschafter. Satzungsänderungen, Kapitalerhöhungen und -herabsetzungen sowie Umwandlungen nach dem UmwG erfordern ebenfalls Gesellschafterbeschlüsse.

Über den Katalog hinaus können die Gesellschafter jede Entscheidung in Geschäftsführungsangelegenheiten treffen und den Geschäftsführern verbindliche Weisungen erteilen. Die Geschäftsführer müssen außergewöhnliche Maßnahmen den Gesellschaftern auch ohne ausdrückliche Regelung vorlegen, weil anzunehmen ist, dass die Gesellschafter darüber entscheiden wollen. Im Konzern übt die Muttergesellschaft die Kontrolle über deutsche Tochtergesellschaften typischerweise durch Gesellschafterbeschlüsse aus; deshalb gehört das Beschlussmanagement zur alltäglichen Konzern-Governance. Klare interne Zuständigkeiten und eine verlässliche Dokumentation erleichtern es, Beschlüsse rechtzeitig und formgerecht zu fassen.

Einberufung der Gesellschafterversammlung der GmbH

Sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt, berufen die Geschäftsführer die Versammlung ein (§ 49 Abs. 1 GmbHG). Jeder Geschäftsführer kann dies allein tun, auch wenn die Geschäftsführer die Gesellschaft gemeinsam vertreten. Eine Versammlung ist einzuberufen, wenn es im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint, und unverzüglich, wenn sich aus der Jahresbilanz oder einer im Laufe des Geschäftsjahres aufgestellten Bilanz ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 Abs. 2, 3 GmbHG).

Die Einberufungsfrist beginnt mit dem Zeitpunkt, zu dem der Brief normalerweise zugeht, und der Tag der Versammlung wird nicht mitgerechnet. Gesellschaftsverträge verlängern die Frist häufig auf zwei oder vier Wochen, erlauben die Einladung per E-Mail und legen einen Versammlungsort fest. Gesellschafter, die mindestens ein Zehntel des Stammkapitals halten, können unter Angabe des Zwecks und der Gründe die Einberufung einer Versammlung oder die Ankündigung von Tagesordnungspunkten verlangen (§ 50 GmbHG). Kommen die Geschäftsführer dem nicht nach, können diese Gesellschafter die Versammlung selbst einberufen.

Durchführung: Versammlungsleiter, Beschlussfähigkeit und Niederschrift

Das GmbHG verlangt für gewöhnliche Beschlüsse weder einen Versammlungsleiter noch eine Beschlussfähigkeit noch eine Niederschrift. Gesellschaftsverträge schließen diese Lücken in der Regel: Sie bestimmen einen Versammlungsleiter (oft den Gesellschafter mit der größten Beteiligung oder eine gewählte Person), legen eine Beschlussfähigkeit fest, teilweise mit einer zweiten, ohne Quorum beschlussfähigen Versammlung, wenn die erste scheitert, und verlangen eine vom Versammlungsleiter unterzeichnete Niederschrift. Stellt ein Versammlungsleiter das Abstimmungsergebnis förmlich fest und verkündet es, erhält der Beschluss eine vorläufige Verbindlichkeit: Gesellschafter, die nicht einverstanden sind, müssen den festgestellten Beschluss anfechten, statt ihn einfach zu ignorieren. Schon deshalb lohnt es sich, die Person des Versammlungsleiters und seine Befugnisse im Gesellschaftsvertrag eindeutig zu regeln.

Die Gesellschafterversammlung der GmbH kann per Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform zustimmen (§ 48 Abs. 1 GmbHG). Für internationale Gruppen ist das praktisch, die Zustimmung muss aber für jede Versammlung vorliegen, sofern der Gesellschaftsvertrag virtuelle Versammlungen nicht erlaubt. Gesellschafter können sich durch Bevollmächtigte vertreten lassen; die Vollmacht bedarf der Textform (§ 47 Abs. 3 GmbHG). Satzungsändernde Beschlüsse müssen notariell beurkundet werden (§ 53 Abs. 3 GmbHG); seit 2023 können einstimmige Beschlüsse dieser Art in bestimmten Fällen auch per Video beurkundet werden.

Hat die GmbH einen Alleingesellschafter, muss dieser über jeden Beschluss unverzüglich eine Niederschrift aufnehmen und unterschreiben (§ 48 Abs. 3 GmbHG). Diese Regel wird in Konzerntochtergesellschaften oft vernachlässigt und kann Beweisprobleme verursachen, insbesondere in einer späteren Insolvenz, wenn ein Insolvenzverwalter prüft, ob Zahlungen an die Muttergesellschaft ordnungsgemäß genehmigt waren. Eine einfache Vorlage für Beschlüsse des Alleingesellschafters, die unterzeichnet und zentral abgelegt wird, vermeidet das Problem. Sie erleichtert zudem die Arbeit des Abschlussprüfers und späterer Erwerber in einer Due Diligence.

Mehrheiten, Stimmverbote und Treuepflichten

Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, sofern Gesetz oder Gesellschaftsvertrag nicht mehr verlangen. Jeder Euro eines Geschäftsanteils gewährt eine Stimme. Enthaltungen zählen nicht als abgegebene Stimmen. Qualifizierte Mehrheiten gelten für Satzungsänderungen (drei Viertel), für die meisten Strukturmaßnahmen und kraft Gesetzes für bestimmte Angelegenheiten; Einstimmigkeit ist erforderlich, wenn die Leistungspflichten der Gesellschafter vermehrt werden (§ 53 Abs. 4 GmbHG).

Ein Gesellschafter darf nicht über Beschlüsse abstimmen, die seine eigene Entlastung oder seine Befreiung von einer Verbindlichkeit betreffen, oder über die Vornahme eines Rechtsgeschäfts oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und der Gesellschaft (§ 47 Abs. 4 GmbHG). Das Stimmverbot erstreckt sich auf die Abberufung eines Gesellschafter-Geschäftsführers aus wichtigem Grund und auf die Geltendmachung von Ansprüchen gegen ihn. Seine Reichweite ist eine häufige Quelle von Rechtsstreitigkeiten: Wird eine unter Verstoß gegen ein Stimmverbot abgegebene Stimme mitgezählt, ist der Beschluss anfechtbar. Die Rechtsprechung erkennt zudem eine Treuepflicht unter Gesellschaftern an, die einen Gesellschafter verpflichten kann, Maßnahmen zuzustimmen, die für die Gesellschaft dringend erforderlich und für ihn zumutbar sind, und die die Macht der Mehrheit gegenüber Minderheiten begrenzt.

Der Jahreszyklus und die Informationsrechte der Gesellschafter

Die meisten Gesellschafterversammlungen einer GmbH folgen einem jährlichen Rhythmus. Die Geschäftsführer stellen den Jahresabschluss und den Lagebericht innerhalb der gesetzlichen Frist auf, lassen sie prüfen, wenn die Gesellschaft mittelgroß oder groß ist, und legen sie den Gesellschaftern zusammen mit einem Vorschlag zur Ergebnisverwendung vor. Die Gesellschafter stellen den Abschluss fest und beschließen über das Ergebnis bis zum Ablauf der ersten acht Monate des Geschäftsjahres, bei kleinen Gesellschaften bis zum Ablauf der ersten elf Monate (§ 42a Abs. 2 GmbHG), und beschließen in der Regel auch über die Entlastung der Geschäftsführer. Die Entlastung bedeutet, dass die Gesellschafter die Geschäftsführung für den Zeitraum billigen, und in der GmbH grundsätzlich auf bekannte Ersatzansprüche verzichten; deshalb verdient diese Entscheidung Aufmerksamkeit.

Jeder Gesellschafter hat unabhängig von der Höhe seiner Beteiligung ein Recht auf Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft und auf Einsicht in ihre Bücher (§ 51a GmbHG). Die Geschäftsführer dürfen die Auskunft nur verweigern, wenn zu besorgen ist, dass der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwendet und der Gesellschaft dadurch ein nicht unerheblicher Nachteil entsteht, und die Verweigerung bedarf eines Gesellschafterbeschlusses. Das Recht kann im Gesellschaftsvertrag nicht ausgeschlossen werden. Gesellschafter können es in einem besonderen Verfahren vor dem Landgericht durchsetzen (§ 51b GmbHG). In der Praxis gehen streitigen Gesellschafterversammlungen oft Auskunftsverlangen voraus, und eine gut dokumentierte Antwort hilft, spätere Beschlüsse zu verteidigen.

Beschlüsse ohne Versammlung

Gesellschafter können Beschlüsse ohne Versammlung fassen, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform mit der zu treffenden Bestimmung oder mit der Stimmabgabe in Textform einverstanden sind (§ 48 Abs. 2 GmbHG). Umlaufbeschlüsse stehen daher für einstimmige Entscheidungen zur Verfügung oder wenn alle Gesellschafter dem Verfahren zustimmen. Gesellschaftsverträge gehen häufig weiter und erlauben kombinierte Verfahren (einige Gesellschafter stimmen in einer Versammlung ab, andere schriftlich) oder schriftliche Mehrheitsbeschlüsse ohne Zustimmung aller zum Verfahren. Solche Klauseln müssen klar formuliert sein, weil Gerichte sie eng auslegen.

Im Konzern sind schriftliche Beschlüsse, die von den Zeichnungsberechtigten der Muttergesellschaft unterzeichnet werden, der übliche Weg, deutsche Tochtergesellschaften zu steuern. Für Satzungsänderungen, Kapitalmaßnahmen und Umwandlungen bleibt die notarielle Form erforderlich, sodass diese nicht durch einfachen schriftlichen Beschluss erfolgen können. Konzerngesellschaften sollten diese Unterscheidung in ihren internen Abläufen abbilden, damit beurkundungspflichtige Maßnahmen frühzeitig mit dem Notar abgestimmt werden.

Rechtsschutz gegen fehlerhafte Beschlüsse

Das GmbHG enthält keine Regeln über fehlerhafte Beschlüsse. Die Gerichte wenden die Vorschriften des AktG über nichtige und anfechtbare Beschlüsse entsprechend an. Ein Beschluss ist nur in schwerwiegenden Fällen nichtig, die in § 241 AktG aufgeführt sind, etwa bei schweren Einberufungsmängeln, fehlender erforderlicher Beurkundung oder einem Inhalt, der gegen Gläubigerschutzvorschriften oder die guten Sitten verstößt. Andere Mängel, einschließlich Verstößen gegen den Gesellschaftsvertrag, Stimmverbote, Informationsrechte oder die Treuepflicht, machen einen Beschluss anfechtbar: Er bleibt wirksam, bis er auf eine Klage eines Gesellschafters gegen die Gesellschaft durch Urteil für nichtig erklärt wird.

Für Anfechtungsklagen gegen Beschlüsse der Gesellschafterversammlung der GmbH gibt es keine gesetzliche Frist, die Rechtsprechung zieht aber die Monatsfrist des § 246 Abs. 1 AktG als Leitbild heran: Ein Gesellschafter muss innerhalb angemessener Frist handeln, und eine deutlich später erhobene Klage ist in der Regel verspätet, sofern keine besonderen Gründe für die Verzögerung vorlagen. Der Gesellschaftsvertrag kann eine Frist festlegen, jedoch nicht kürzer als einen Monat. Hat der Versammlungsleiter das Ergebnis nicht förmlich festgestellt, ist die richtige Klageart eine Klage auf Feststellung des tatsächlich gefassten Beschlusses. Einstweiliger Rechtsschutz gegen die Umsetzung von Beschlüssen ist möglich, wird aber nur in eindeutigen Fällen gewährt. Wer einen Beschluss angreifen will, sollte daher zügig die Erfolgsaussichten prüfen und die nötigen Beweise sichern.

Streitigkeiten über die Gesellschafterversammlung der GmbH weiten sich oft zu umfassenderen Konflikten über Kontrolle, Ausschließung und Austritt aus; siehe unseren Beitrag zu Gesellschafterstreitigkeiten in der GmbH. Schiedsklauseln für Beschlussmängelstreitigkeiten sind zulässig, wenn sie die vom Bundesgerichtshof entwickelten Anforderungen erfüllen, etwa durch Verwendung der DIS-Ergänzenden Regeln für gesellschaftsrechtliche Streitigkeiten.

So unterstützt TRW & Co

Wir beraten Gesellschaften, Konzernrechtsabteilungen und Gesellschafter zur Gesellschafterversammlung der GmbH: Entwurf von Gesellschaftsverträgen und Geschäftsordnungen, Einberufung und Leitung von Versammlungen, Vorbereitung von Beschlüssen und Niederschriften, Organisation notariell beurkundeter Beschlüsse und Steuerung von Beschlussprozessen für deutsche Tochtergesellschaften. Sind Beschlüsse streitig, vertreten wir Mandanten in Anfechtungsklagen, Verfahren des einstweiligen Rechtsschutzes und Schiedsverfahren. Siehe unsere Seiten zur Corporate Governance und zur Prozessführung in Handelssachen oder kontaktieren Sie uns, um Ihre nächste Versammlung zu besprechen.