Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Die Arbeitszeiterfassung ist für deutsche Arbeitgeber eine allgemeine Pflicht, seit das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 entschieden hat, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen müssen. Die Entscheidung folgte dem CCOO-Urteil des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) aus dem Jahr 2019. Auch wenn der deutsche Gesetzgeber eine Reform des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) angekündigt hat, gilt die Pflicht bereits, und Arbeitsschutzbehörden und Gerichte können sich auf sie stützen. Arbeitgeber, die noch ohne jedes System zur Erfassung der Arbeitszeit arbeiten oder sich allein auf Vertrauensarbeitszeit verlassen, sollten ihre Praxis überprüfen.

Dieser Leitfaden erläutert die Rechtsgrundlage der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, den erfassten Personenkreis, die aufzuzeichnenden Angaben, die Rolle des Betriebsrats, das Verhältnis zur Vertrauensarbeitszeit und die geplanten gesetzlichen Änderungen. Er richtet sich an Arbeitgeber jeder Größe, denn die Pflicht hängt nicht von der Zahl der Beschäftigten ab.

Das CCOO-Urteil des EuGH

Im Urteil CCOO entschied der EuGH, dass die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und die Arbeitsschutz-Rahmenrichtlinie 89/391/EWG im Licht des in der Grundrechtecharta verankerten Rechts auf Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf Ruhezeiten einer nationalen Regelung entgegenstehen, die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (EuGH, Urteil vom 14.5.2019 – C-55/18, CCOO).

Der Gerichtshof begründete dies damit, dass weder Arbeitnehmer noch Behörden ohne ein solches System überprüfen könnten, ob die Grenzen der Arbeitszeit und die Ruhezeiten eingehalten werden. Die konkreten Modalitäten eines solchen Systems, insbesondere seine Form, überließ er den Mitgliedstaaten, die dabei die Besonderheiten einzelner Tätigkeitsbereiche und die Größe der Unternehmen berücksichtigen können.

Die Entscheidung des BAG von 2022

Deutschland änderte seine Gesetzgebung nach dem Urteil nicht sofort, sodass zunächst Unsicherheit über die Folgen für deutsche Arbeitgeber bestand. Vor dem CCOO-Urteil verlangte das deutsche Recht von Arbeitgebern nur, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit an Werktagen aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG), mit zusätzlichen Aufzeichnungspflichten für geringfügig Beschäftigte und bestimmte Branchen nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG).

In einem Verfahren über das Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems entschied das BAG, dass Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) in unionsrechtskonformer Auslegung verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, sofern der Gesetzgeber nicht von der Abweichungsmöglichkeit nach Art. 17 Abs. 1 der Arbeitszeitrichtlinie Gebrauch gemacht hat (BAG, Beschluss vom 13.9.2022 – 1 ABR 22/21, Entscheidungstext).

Weil die Pflicht bereits kraft Gesetzes besteht, hat der Betriebsrat nach der Entscheidung des BAG kein Initiativrecht, die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems über die Einigungsstelle durchzusetzen. Die Mitbestimmung beschränkt sich auf die Ausgestaltung der Erfassung, also auf das Wie und nicht auf das Ob. Die Entscheidung gilt für alle von der Arbeitszeitrichtlinie erfassten Arbeitnehmer, unabhängig von der Größe des Arbeitgebers und von der Branche.

Arbeitszeiterfassung in der Praxis: was und wie

Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit ihre Dauer einschließlich etwaiger Überstunden vollständig erfassen. Pausen werden in der Praxis in der Regel ebenfalls aufgezeichnet, damit die Einhaltung der Pausenregeln überprüft werden kann. Solange der Gesetzgeber die Form nicht festlegt, haben Arbeitgeber einen gewissen Spielraum: Das BAG hat kein elektronisches System verlangt, und Aufzeichnungen auf Papier oder in Tabellen können genügen. Arbeitgeber dürfen die Aufzeichnung auf die Arbeitnehmer delegieren, etwa durch Selbstaufzeichnung in einer App, bleiben aber dafür verantwortlich, dass ein System besteht, genutzt wird und die Aufzeichnungen vollständig und verlässlich sind.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erstreckt sich auf mobiles Arbeiten und Homeoffice ebenso wie auf die Arbeit im Büro; siehe unseren Beitrag zu Homeoffice und mobilem Arbeiten. Für die Erhebung und Verwendung von Zeitaufzeichnungen gilt das Datenschutzrecht in vollem Umfang; sie sollten auf das für die Einhaltung des Arbeitszeitrechts und die Entgeltabrechnung Erforderliche beschränkt und Zugriffsrechte festgelegt werden. Die Aufzeichnungen sollten in jedem Fall lange genug aufbewahrt werden, um die Einhaltung nachweisen zu können; die zweijährigen Aufbewahrungsfristen im ArbZG und im Mindestlohngesetz bieten einen Anhaltspunkt.

Wer ist ausgenommen?

Die Pflicht gilt für die von der Arbeitszeitrichtlinie erfassten Arbeitnehmer, sofern der Gesetzgeber nicht von den Abweichungsmöglichkeiten des Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie Gebrauch gemacht hat. Diese erlauben Ausnahmen, wenn die Dauer der Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder von den Arbeitnehmern selbst festgelegt werden kann, etwa bei leitenden Angestellten oder sonstigen Personen mit selbständiger Entscheidungsbefugnis.

In Deutschland sind leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes vom ArbZG ausgenommen, und die Begründung des BAG spricht dafür, dass sie auch von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sind. Bei anderen Arbeitnehmern werden die Gerichte Ausnahmen voraussichtlich eng auslegen. Die Stellung von GmbH-Geschäftsführern ist weniger klar: Sie sind nach deutschem Recht in der Regel keine Arbeitnehmer, können nach Unionsrecht aber in manchen Fällen als Arbeitnehmer gelten. Arbeitgeber sollten dokumentieren, weshalb sie eine Gruppe von Beschäftigten als ausgenommen behandeln. Eine solche Begründung erleichtert es, die Entscheidung gegenüber Behörden oder in einem Rechtsstreit nachvollziehbar zu erläutern.

Folgen von Verstößen

Ein Verstoß gegen die aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete allgemeine Aufzeichnungspflicht ist für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit. Das bedeutet jedoch nicht, dass er folgenlos bliebe.

Die zuständige Behörde kann jedoch eine vollziehbare Anordnung erlassen, mit der der Arbeitgeber zur Einführung eines Erfassungssystems verpflichtet wird, und ein Verstoß gegen eine solche Anordnung kann mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 Euro geahndet werden (§ 25 ArbSchG). Wer die nach § 16 Abs. 2 ArbZG erforderlichen Aufzeichnungen nicht, nicht richtig oder nicht für die vorgeschriebene Dauer führt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die ebenfalls mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 Euro geahndet werden kann (§ 22 ArbZG). Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten unterliegen eigenen Sanktionen. Wer keine Aufzeichnungen führt, kann zudem im Fall einer Kontrolle kaum nachweisen, dass diese Grenzen eingehalten wurden.

Im Zivilprozess hat die Aufzeichnungspflicht bislang nur begrenzte Auswirkungen auf Überstundenklagen. Das BAG hat entschieden, dass ein Arbeitnehmer, der Überstundenvergütung verlangt, weiterhin darlegen muss, dass er die Überstunden geleistet hat und dass sie vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden, und dass das CCOO-Urteil an diesem Erfordernis nichts ändert (BAG, Urteil vom 4.5.2022 – 5 AZR 359/21, Entscheidungstext). Vollständige und zeitnah geführte Zeitaufzeichnungen werden in solchen Streitigkeiten dennoch ein zentrales Beweismittel für beide Seiten sein, und Arbeitgeber, die keine führen, können es in der Praxis schwerer haben, Ansprüche abzuwehren.

Internationale Arbeitgeber und grenzüberschreitend tätige Beschäftigte

Ausländische Arbeitgeber mit Beschäftigten in Deutschland unterliegen insoweit für die in Deutschland geleistete Arbeit denselben Pflichten wie deutsche Arbeitgeber, und die Anforderungen gelten auch für nach Deutschland entsandte Arbeitnehmer. Konzerne mit weltweit einheitlichen Zeiterfassungswerkzeugen sollten prüfen, ob diese die nach deutschem Recht erforderlichen Angaben erfassen, ob die Datenverarbeitung den deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen entspricht und ob die örtlichen Betriebsräte an ihrer Einführung beteiligt wurden. Auch Arbeitnehmer, die für einen ausländischen Arbeitgeber von Deutschland aus arbeiten, fallen in den Anwendungsbereich des deutschen Arbeitszeitrechts.

Vertrauensarbeitszeit und flexible Modelle

Vertrauensarbeitszeit, bei der der Arbeitgeber nicht kontrolliert, wann die Beschäftigten arbeiten, ist durch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht verboten. Neu ist, dass die Arbeitszeit auch dann erfasst werden muss, wenn sie nicht kontrolliert wird. Erfassung und Kontrolle sind also voneinander zu trennen. Der Arbeitgeber kann die Lage der Arbeitszeit den Beschäftigten überlassen und auf eine Anwesenheitskontrolle verzichten, muss aber sicherstellen, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit aufzeichnen und die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden. Überstunden, die die gesetzlichen Grenzen überschreiten, sind auch dann zu adressieren, wenn der Arbeitnehmer sie freiwillig geleistet hat.

Auch flexible Modelle wie Gleitzeit, Arbeitszeitkonten und Teilzeitregelungen sind auf verlässliche Aufzeichnungen angewiesen, weil sich ohne sie weder Salden noch Ausgleichsansprüche zuverlässig feststellen lassen. In der Praxis nutzen viele Arbeitgeber die Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung, um Regeln zu Überstunden, deren Ausgleich und zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit zu klären und die zugehörigen Betriebsvereinbarungen zu aktualisieren. Klare Regeln zur Erfassung von Dienstreisen, Rufbereitschaft, kurzen Unterbrechungen und Arbeit auf mobilen Geräten außerhalb der üblichen Arbeitszeiten helfen, spätere Lücken und Streitigkeiten zu vermeiden.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Zwar kann der Betriebsrat nach der Entscheidung des BAG die Einführung eines Erfassungssystems als solche nicht verlangen, er hat aber Mitbestimmungsrechte bei dessen Ausgestaltung. Ein elektronisches System zur Erfassung der Arbeitszeit ist typischerweise eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, und unterliegt daher der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Auch die Mitbestimmung beim Gesundheitsschutz nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG und bei Arbeitszeitregelungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG kann von Bedeutung sein.

Arbeitgeber mit Betriebsrat sollten daher frühzeitig eine Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeiterfassung verhandeln, die System, erfasste Daten, Zugriff, Auswertung und Aufbewahrung regelt. Siehe unsere Seite zur Mitbestimmung und unseren Beitrag zu KI-Tools und den Rechten des Betriebsrats, der die technische Überwachung näher behandelt.

Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes

Der Koalitionsvertrag für die laufende Legislaturperiode sieht ausdrücklich eine Reform des Arbeitszeitgesetzes vor. Nach der im Juni 2026 berichteten Antwort der Bundesregierung auf eine parlamentarische Anfrage soll die Reform im Einklang mit der Arbeitszeitrichtlinie die Möglichkeit einer wöchentlichen statt einer täglichen Höchstarbeitszeit schaffen, die im Dialog mit den Sozialpartnern ausgestaltet werden soll, und die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung soll ohne übermäßige Bürokratie geregelt werden (Meldung des Bundestags).

Bis eine Reform beschlossen ist, gelten die bestehenden Pflichten nach dem ArbSchG, dem ArbZG und dem Mindestlohngesetz unverändert weiter. Arbeitgeber können sich also nicht darauf berufen, zunächst die gesetzliche Neuregelung abzuwarten. Arbeitgeber sollten ihre Systeme so gestalten, dass sie an eine elektronische Erfassungspflicht und an mögliche Übergangsregeln für kleine Unternehmen angepasst werden können.

So unterstützt TRW & Co

Wir beraten Arbeitgeber bei der Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Wir prüfen, welche Beschäftigten erfasst sind, gestalten Erfassungsprozesse für Büro, mobiles Arbeiten und Homeoffice, überprüfen Regelungen zu Vertrauensarbeitszeit und Überstunden, verhandeln Betriebsvereinbarungen über Erfassungssysteme und beraten zu Datenschutzfragen und zur Vorbereitung auf die Reform des Arbeitszeitgesetzes. Unser Team für Arbeitsrecht und betriebliche Altersversorgung unterstützt nationale und internationale Arbeitgeber. Diese Seite enthält allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung. Wenn Sie ein Anliegen besprechen möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.