Die interne Meldestelle einrichten

Die interne Meldestelle einrichten: die kurze Antwort

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) muss jeder Arbeitgeber in Deutschland, der in der Regel mindestens 50 Personen beschäftigt, eine interne Meldestelle betreiben, an die sich Beschäftigte und Leiharbeitnehmer mit Meldungen über vom Gesetz erfasste Rechtsverstöße wenden können (§ 12 Abs. 1 und 2 HinSchG). Bestimmte Unternehmen des Finanzsektors müssen dies unabhängig von der Beschäftigtenzahl tun (§ 12 Abs. 3 HinSchG).

Die interne Meldestelle muss den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen, ihr sorgfältig nachgehen und innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung geben, die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich behandeln und Meldungen dokumentieren, wobei die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen ist. Die Aufgaben können an Dritte ausgelagert werden, etwa an eine externe Ombudsperson, der Arbeitgeber bleibt aber für die Abhilfe bei Verstößen verantwortlich. Wer keine Meldestelle einrichtet, riskiert eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro.

Für Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht seit dem 17. Dezember 2023 (§ 42 Abs. 1 HinSchG). Dieser Beitrag erläutert die gesetzlichen Anforderungen, die Gestaltungsmöglichkeiten einschließlich Auslagerung und konzernweiter Lösungen, die erforderlichen Ressourcen und die Verzahnung mit dem Beschwerdeverfahren nach dem LkSG und mit Compliance-Untersuchungen. Er richtet sich an Arbeitgeber, die eine interne Meldestelle neu aufbauen oder eine bestehende Lösung überprüfen wollen.

Wer eine interne Meldestelle einrichten muss

Bei der Beschäftigtenzahl zählen alle Beschäftigten unabhängig von ihrer Arbeitszeit. Beschäftigte verschiedener Konzerngesellschaften werden je Arbeitgeber und nicht je Konzern gezählt, sodass jeder Rechtsträger mit 50 oder mehr Beschäftigten Zugang zu einer internen Meldestelle benötigt.

Was gemeldet werden kann

Der sachliche Anwendungsbereich in § 2 HinSchG erfasst Verstöße gegen Strafvorschriften, bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, sowie Verstöße gegen eine lange Liste von Vorschriften des Bundes, der Länder und der EU, unter anderem zum öffentlichen Auftragswesen, zu Finanzdienstleistungen, zur Geldwäsche, zur Produktsicherheit, zum Umweltschutz, zum Datenschutz, zum Wettbewerbsrecht und zum Steuerrecht für Unternehmen. Erfasst sind auch Äußerungen von Beamtinnen und Beamten, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen. Meldungen außerhalb dieses Anwendungsbereichs lösen den Schutz des Gesetzes nicht aus, Unternehmen nehmen aus Compliance-Gründen aber häufig auch weitergehende Meldungen entgegen, etwa über Verstöße gegen interne Verhaltenskodizes.

Die Gestaltung der internen Meldestelle

Die Meldekanäle müssen Meldungen in Textform oder mündlich ermöglichen und auf Wunsch der hinweisgebenden Person innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen Personen sowie die sie unterstützenden Personen dürfen Zugriff auf eingehende Meldungen haben (§ 16 Abs. 2 HinSchG). Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, es besteht aber keine Pflicht, Meldekanäle so zu gestalten, dass sie anonyme Meldungen ermöglichen (§ 16 Abs. 1 HinSchG). In der Praxis nutzen viele Unternehmen webbasierte Systeme, die eine anonyme Kommunikation in beide Richtungen erlauben; das stärkt das Vertrauen und erleichtert Folgemaßnahmen.

Der Meldekanal muss Beschäftigten und Leiharbeitnehmern offenstehen und kann für andere Personen geöffnet werden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Arbeitgeber in Kontakt stehen, etwa Beschäftigte von Lieferanten oder selbstständige Auftragnehmer. Die Öffnung für externe Personen ist sinnvoll, wenn dasselbe System auch als Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) dient.

Umgang mit Meldungen: Fristen und Folgemaßnahmen

Nach § 17 HinSchG muss die interne Meldestelle

1. der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen;
2. prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fällt;
3. mit der hinweisgebenden Person Kontakt halten;
4. die Stichhaltigkeit der Meldung prüfen;
5. erforderlichenfalls weitere Informationen anfordern; und
6. angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergreifen, etwa interne Untersuchungen, die Abgabe an eine zuständige Behörde oder den Abschluss des Verfahrens.

Die Rückmeldung ist innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs zu geben oder, wenn keine Bestätigung erfolgt ist, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung. Sie umfasst geplante und ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe, allerdings nur, soweit interne Nachforschungen oder Ermittlungen und die Rechte der in der Meldung genannten Personen nicht berührt werden.

Vertraulichkeit und Dokumentation

Die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und sonstiger genannter Personen ist vertraulich zu behandeln (§ 8 HinSchG), mit Ausnahmen, etwa wenn eine Offenlegung in Strafverfahren erforderlich ist oder die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen meldet. Meldungen sind unter Wahrung der Vertraulichkeit in dauerhaft abrufbarer Weise zu dokumentieren; telefonische Meldungen dürfen nur mit Einwilligung wortgetreu aufgezeichnet werden, andernfalls ist eine Zusammenfassung des Inhalts zu erstellen (§ 11 Abs. 2 HinSchG). Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, sofern eine längere Aufbewahrung nicht erforderlich und verhältnismäßig ist, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

Auslagerung und konzernweite Meldekanäle

Nach § 14 Abs. 1 HinSchG können Arbeitgeber die Aufgaben der internen Meldestelle einer im Unternehmen beschäftigten Person, einer Arbeitseinheit oder einem Dritten übertragen, etwa einem externen Rechtsanwalt als Ombudsperson oder einem spezialisierten Dienstleister. Die Beauftragung eines Dritten entbindet den Arbeitgeber nicht von der Pflicht, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen Verstoß abzustellen. Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können eine gemeinsame Meldestelle einrichten, wobei die Verantwortung für Abhilfe und Rückmeldung bei jedem Arbeitgeber verbleibt (§ 14 Abs. 2 HinSchG).

Viele Konzerne betreiben einen zentralen Meldekanal auf Ebene der Muttergesellschaft. Nach der Gesetzesbegründung zum HinSchG kann eine Konzerngesellschaft Dritter im Sinne des § 14 Abs. 1 sein, sodass eine zentrale Stelle für Tochtergesellschaften tätig werden kann, sofern jede Tochtergesellschaft für die Abhilfe verantwortlich bleibt und Meldungen in der in der Tochtergesellschaft vorherrschenden Sprache abgegeben werden können. Die Europäische Kommission hat zu Konzernlösungen für mittelgroße Tochtergesellschaften eine strengere Auffassung vertreten, weshalb viele Konzerne ein zentrales System mit lokalen Anlaufstellen oder lokalen Verantwortlichen kombinieren.

Unabhängigkeit, Fachkunde und Ressourcen

Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Personen müssen bei der Ausübung dieser Tätigkeit unabhängig sein und über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 HinSchG). Sie dürfen neben dieser Aufgabe andere Aufgaben wahrnehmen, sofern diese nicht zu Interessenkonflikten führen. In der Praxis wird die interne Meldestelle häufig von Compliance-Beauftragten, Rechtsabteilungen oder der internen Revision betrieben und von externen Ombudspersonen unterstützt. Arbeitgeber müssen ausreichende Ressourcen bereitstellen, einschließlich Schulungen, Budget und Zugang zu Unterstützung bei Untersuchungen. Eine Meldestelle, die nur auf dem Papier besteht, aber nicht angemessen besetzt ist, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht und untergräbt das Vertrauen.

Schutz vor Repressalien und Bußgelder

Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind verboten, ebenso die Androhung und der Versuch (§ 36 Abs. 1 HinSchG). Erleidet eine hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit und macht sie geltend, diese sei Folge einer Meldung, wird vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt, und der Arbeitgeber muss beweisen, dass die Maßnahme auf hinreichend gerechtfertigten anderen Gründen beruhte (§ 36 Abs. 2 HinSchG). Verstöße können Schadensersatzansprüche auslösen.

Nach § 40 HinSchG drohen Geldbußen von bis zu 50.000 Euro für das Behindern von Meldungen, Repressalien und Verletzungen der Vertraulichkeit, von bis zu 20.000 Euro für das Nichteinrichten und Nichtbetreiben einer internen Meldestelle sowie für das wissentliche Melden unrichtiger Informationen und von bis zu 10.000 Euro in den übrigen Fällen. Für Unternehmen gilt in den genannten Fällen § 30 Abs. 2 S. 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten, der eine Verzehnfachung des Höchstmaßes erlaubt.

Von der Meldung zur Untersuchung

Viele Meldungen erfordern eine interne Untersuchung. Die interne Meldestelle sollte über ein festgelegtes Verfahren zur Ersteinschätzung verfügen: Fällt die Meldung in den Anwendungsbereich, wie schwerwiegend und dringlich ist sie, bestehen Risiken für Beweismittel oder Personen, und wer soll ermitteln? Interessenkonflikte müssen ausgeschlossen werden; Meldungen, die die Geschäftsleitung betreffen, sollten an den Aufsichtsrat oder ein unabhängiges Gremium weitergeleitet werden. Durch Meldungen ausgelöste Untersuchungen müssen die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person wahren, was einschränken kann, wie den betroffenen Personen Sachverhalte vorgehalten werden. Klare Regeln für den Informationsaustausch zwischen Meldestelle, Ermittlern, Personalabteilung und Geschäftsleitung verhindern Verstöße gegen § 8 HinSchG.

Regelmäßige, anonymisierte Berichte an die Geschäftsleitung und den Aufsichtsrat helfen, Muster zu erkennen, und zeigen, dass das System ernst genommen wird. Kennzahlen wie die Zahl der Meldungen, Kategorien, Bearbeitungsdauer und Ergebnisse sind nützliche Indikatoren für die Wirksamkeit.

Betriebsrat und Datenschutz

Die Einführung eines Meldesystems kann die Mitbestimmung des Betriebsrats auslösen, insbesondere wenn das System Verhaltensregeln für Beschäftigte (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes) oder technische Einrichtungen umfasst, die zur Überwachung von Beschäftigten geeignet sind (§ 87 Abs. 1 Nr. 6). Viele Arbeitgeber schließen eine Betriebsvereinbarung, die den Meldekanal, das Untersuchungsverfahren und den Datenschutz regelt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Meldekanal muss der DSGVO entsprechen; eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist häufig ratsam, und Informationspflichten gegenüber in Meldungen genannten Personen können zum Schutz der Vertraulichkeit und der Untersuchungen vorübergehend eingeschränkt werden.

Verzahnung mit dem Beschwerdeverfahren nach dem LkSG

Unternehmen, die dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz unterliegen, müssen zudem ein Beschwerdeverfahren für menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in ihren Lieferketten betreiben. Ein einziges System für beide Zwecke zu nutzen ist effizient, sofern es externen Personen offensteht, in den relevanten Sprachen verfügbar ist und durch eine Verfahrensordnung geregelt wird, die beiden Gesetzen Rechnung trägt. Die Sachbearbeiter sollten geschult werden, zu erkennen, ob eine Meldung unter das HinSchG, das LkSG oder beide fällt, denn Fristen, Vertraulichkeitsregeln und Pflichten zu Folgemaßnahmen unterscheiden sich im Detail.

Illustration: Ein hypothetischer deutscher Maschinenbaukonzern mit zwölf Tochtergesellschaften, von denen fünf zwischen 50 und 249 Beschäftigte haben, richtet einen zentralen webbasierten Meldekanal ein, der von der Compliance-Abteilung der Muttergesellschaft betrieben wird, mit einer externen Ombudsperson als alternativer Anlaufstelle. Jede Tochtergesellschaft benennt eine lokal verantwortliche Person für Abhilfemaßnahmen, veröffentlicht Informationen in den Landessprachen und dokumentiert ihre eigenen Folgemaßnahmen. Das System dient zugleich als Beschwerdeverfahren nach dem LkSG und steht Beschäftigten von Lieferanten offen.

So unterstützt TRW & Co, wenn Sie eine interne Meldestelle einrichten

Wir beraten Arbeitgeber beim Aufbau und Betrieb von Meldekanälen nach dem HinSchG. Wir gestalten Prozesse und Richtlinien, prüfen Auslagerungs- und Konzernmodelle, übernehmen gegebenenfalls die Rolle der externen Ombudsperson, schulen Sachbearbeiter und führen Folgeuntersuchungen durch. Außerdem verzahnen wir den Meldekanal mit dem Beschwerdeverfahren nach dem LkSG, den Anforderungen des Datenschutzes und der Beteiligung des Betriebsrats. Unsere Arbeit ist eng mit unserer Praxis zum Hinweisgeberschutz und zu internen Untersuchungen verbunden. Lesen Sie auch unsere Beiträge zu Repressalien gegen Hinweisgeber und Beweislast und zu Beschwerdeverfahren nach dem LkSG. Wenn Sie Ihren Meldekanal überprüfen lassen möchten, kontaktieren Sie uns.