Beschwerdeverfahren nach LkSG und CSDDD

Beschwerdeverfahren nach LkSG und CSDDD: die kurze Antwort

Beschwerdeverfahren sind ein Kernelement der Sorgfaltspflichten in der Lieferkette. Nach § 8 des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) müssen Unternehmen im Anwendungsbereich dafür sorgen, dass ein angemessenes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren eingerichtet ist, über das Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen hinweisen können, die durch das wirtschaftliche Handeln im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers und nach § 9 LkSG auch eines mittelbaren Zulieferers entstanden sind.

Das Unternehmen muss eine öffentlich zugängliche Verfahrensordnung in Textform festlegen, unparteiische, unabhängige und zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen mit der Durchführung betrauen, den Eingang bestätigen, den Sachverhalt mit dem Hinweisgeber erörtern, Hinweisgeber vor Benachteiligung schützen und die Wirksamkeit des Verfahrens mindestens einmal im Jahr überprüfen. Nicht dafür zu sorgen, dass ein solches Verfahren eingerichtet ist, gehört nach dem Änderungsentwurf der Bundesregierung zum LkSG (Bundestagsdrucksache 21/2474) zu nur vier Tatbeständen, die bußgeldbewehrt bleiben, mit Geldbußen von bis zu 800.000 Euro. Die durch den Omnibus I geänderte Richtlinie über die Sorgfaltspflichten von Unternehmen im Hinblick auf Nachhaltigkeit (CSDDD) wird ab Juli 2029 vergleichbare Beschwerdemechanismen verlangen.

Dieser Beitrag erläutert die rechtlichen Anforderungen, wie Beschwerdeverfahren so gestaltet werden, dass sie für Betroffene in der Lieferkette tatsächlich zugänglich sind, wie Beschwerden bearbeitet werden und wie das Verfahren mit Meldekanälen nach dem HinSchG verzahnt wird.

Rechtliche Anforderungen an das Beschwerdeverfahren nach § 8 LkSG

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat eine Handreichung zur Organisation, Umsetzung und Wirksamkeitsüberprüfung von Beschwerdeverfahren veröffentlicht. Sie ist kein verbindliches Recht, zeigt aber, worauf die Behörde in der Praxis achtet: ob die Zielgruppen das Verfahren tatsächlich kennen, ob sie es ohne Hürden nutzen können und ob Beschwerden zu dokumentierten Folgemaßnahmen führen.

Zugängliche Beschwerdeverfahren gestalten

Die größte Herausforderung ist die Zugänglichkeit. Beschäftigte von Zulieferern in anderen Ländern, von Minen oder Plantagen betroffene örtliche Gemeinschaften und Kleinbauern besuchen selten die Website eines deutschen Unternehmens. Wirksame Beschwerdemechanismen nutzen daher mehrere Kanäle und arbeiten über Mittler:

• Online-Formulare und E-Mail in den relevanten Landessprachen, mit anonymen Optionen;
• Telefon-Hotlines oder in der Region verbreitete Messaging-Dienste;
• Aushänge und Informationen an den Standorten der Zulieferer, verbunden mit der vertraglichen Pflicht der Zulieferer, sie auszuhängen;
• Zusammenarbeit mit Gewerkschaften, Nichtregierungsorganisationen und örtlichen Organisationen, die Beschwerden entgegennehmen können;
• Beteiligung an Branchen- oder Multi-Stakeholder-Beschwerdemechanismen.

Die Verfahrensordnung sollte in einfacher Sprache verfasst sein und erläutern, wer sich beschweren kann, worüber, wie Beschwerden bearbeitet werden, welche Fristen gelten und wie Vertraulichkeit und Schutz vor Benachteiligung gewährleistet werden. Sie muss öffentlich zugänglich sein, typischerweise auf der Website des Unternehmens, und die Informationen sollten dort wiederholt werden, wo die Zielgruppen sie tatsächlich finden.

Bearbeitung von Beschwerden Schritt für Schritt

1. Eingang und Bestätigung. Bestätigen Sie dem Hinweisgeber den Eingang und erfassen Sie die Beschwerde.
2. Bewertung. Prüfen Sie, ob sie ein Risiko oder eine Verletzung im Anwendungsbereich betrifft und wie schwerwiegend und dringlich sie ist.
3. Erörterung. Erörtern Sie den Sachverhalt mit dem Hinweisgeber, wie es § 8 Abs. 1 LkSG verlangt, und klären Sie die Erwartungen.
4. Aufklärung. Holen Sie Informationen beim Zulieferer, aus Audits, von örtlichen Partnern und aus Unterlagen ein und schützen Sie dabei die Identität des Hinweisgebers.
5. Abhilfe. Entscheiden Sie über Präventions- oder Abhilfemaßnahmen nach §§ 6 und 7 LkSG, die Korrekturmaßnahmenpläne mit dem Zulieferer und als letztes Mittel die Aussetzung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung umfassen können.
6. Rückmeldung und Abschluss. Informieren Sie den Hinweisgeber über das Ergebnis und dokumentieren Sie den Fall.

Manche Fälle lassen sich am besten im Dialog oder durch eine einvernehmliche Beilegung lösen, die das LkSG ausdrücklich zulässt. Andere erfordern eine Eskalation und strukturelle Änderungen. Die Dokumentation jedes Schritts ist unerlässlich, weil das BAFA einzelne Fälle überprüfen kann.

Verzahnung mit dem Meldekanal nach dem HinSchG

Die meisten Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG müssen zudem eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betreiben. Beide in einem System zusammenzuführen ist effizient, die Unterschiede müssen aber beachtet werden. Der Meldekanal nach dem HinSchG dient in erster Linie Beschäftigten und erfasst Rechtsverstöße; das LkSG-Verfahren muss externen Personen offenstehen und menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken erfassen, die nicht unbedingt Verstöße gegen deutsches Recht sind. Fristen (sieben Tage und drei Monate nach dem HinSchG) und Vertraulichkeitsregeln unterscheiden sich im Detail. Ein kombiniertes System sollte daher jede Meldung einordnen und das jeweils maßgebliche Verfahren anwenden.

Ausblick: Beschwerdeverfahren nach der CSDDD

Die CSDDD verpflichtet Unternehmen in ihrem Anwendungsbereich, ein Beschwerdeverfahren bereitzustellen, das von negativen Auswirkungen betroffenen Personen, ihren Vertretern, Gewerkschaften und in den relevanten Bereichen tätigen zivilgesellschaftlichen Organisationen offensteht, sowie einen einfacheren Meldemechanismus für Informationen über negative Auswirkungen. Der harmonisierte Kern der Richtlinie umfasst diese Vorschriften. Nach dem Omnibus I gilt die CSDDD ab dem 26. Juli 2029 für die größten Unternehmen, und Deutschland beabsichtigt, das LkSG durch ein neues Gesetz zu ersetzen. Unternehmen sollten ihre derzeitigen Beschwerdemechanismen so gestalten, dass sie auf die Anforderungen der CSDDD erweitert werden können, insbesondere im Hinblick auf den größeren Kreis von Beschwerdeberechtigten und die Informationen über Folgemaßnahmen. Bis zur Verabschiedung des deutschen Umsetzungsgesetzes bleibt das LkSG der maßgebliche Standard, und das BAFA kann weiterhin prüfen, ob ein Verfahren besteht und funktioniert.

Weitergabe des Verfahrens an Zulieferer

Viele Unternehmen verlangen von ihren unmittelbaren Zulieferern, eigene Beschwerdemechanismen zu betreiben und die Beschäftigten über das Verfahren des Unternehmens zu informieren. Vertragsklauseln sollten Zulieferer verpflichten, Informationen an Produktionsstandorten auszuhängen, Benachteiligungen zu unterlassen, an Untersuchungen mitzuwirken und Zugang zu Unterlagen und Beschäftigten zu gewähren. Solche Klauseln verlagern die eigene Pflicht des Unternehmens nicht, sie machen das Verfahren aber sichtbarer und helfen, Beschwerden vor Ort zu lösen. Schulungen der Zulieferer und gemeinsame Korrekturmaßnahmenpläne unterstützen dies. Ist der eigene Mechanismus eines Zulieferers schwach, sollte sich das Unternehmen nicht allein darauf verlassen und seine eigenen Kanäle für die Beschäftigten dieses Zulieferers offenhalten.

Nach § 9 Abs. 1 LkSG muss das Verfahren auch Hinweise auf mittelbare Zulieferer ermöglichen. Erlangt das Unternehmen substantiierte Kenntnis über eine mögliche Verletzung bei einem mittelbaren Zulieferer, verlangt § 9 Abs. 3 LkSG, dass es eine Risikoanalyse durchführt, angemessene Präventionsmaßnahmen ergreift und ein Konzept zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung der Verletzung erstellt und umsetzt. Eine Beschwerde ist häufig der Auslöser für diese anlassbezogene Sorgfaltspflicht, daher sollte der Bearbeitungsprozess eine klare Übergabe an das für die Risikoanalyse zuständige Team vorsehen.

Unabhängigkeit der betrauten Personen

§ 8 Abs. 3 LkSG verlangt, dass die mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten, unabhängig und an Weisungen nicht gebunden sowie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. In der Praxis übertragen Unternehmen die Aufgabe Compliance- oder Menschenrechtsbeauftragten mit direkter Berichtslinie an die Geschäftsleitung oder externen Ombudspersonen. Einkaufsmitarbeiter, die für Lieferantenbeziehungen zuständig sind, sollten nicht über Beschwerden entscheiden, die ihre eigenen Zulieferer betreffen. Die Verfahrensordnung sollte beschreiben, wie mit Interessenkonflikten umgegangen wird und wie die betrauten Personen Fälle eskalieren können.

Schutz vor Benachteiligung

Hinweisgeber in Lieferketten sind besonders verletzlich: Ein Beschäftigter, der sich über einen Zulieferer beschwert, kann seinen Arbeitsplatz verlieren oder Bedrohungen ausgesetzt sein. Unternehmen müssen einen wirksamen Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde gewährleisten (§ 8 Abs. 4 LkSG). Zu den Maßnahmen gehören strikte Vertraulichkeit, anonyme Kommunikation, vertragliche Benachteiligungsverbote in Lieferantenkodizes, die Beobachtung der Lage von Hinweisgebern, deren Identität bekannt ist, und Abhilfe, wenn es zu Repressalien kommt. Repressalien durch einen Zulieferer sollten selbst als schwerer Verstoß behandelt werden, der zu einer Eskalation führen kann.

Überprüfung der Wirksamkeit

Die jährliche und anlassbezogene Wirksamkeitsüberprüfung nach § 8 Abs. 5 LkSG sollte die Zahl und Art der Beschwerden, die Gruppen, die das Verfahren nutzen, Reaktionszeiten, Ergebnisse, Rückmeldungen von Hinweisgebern und Stakeholdern sowie Lücken betrachten, etwa Regionen oder Lieferstufen, aus denen keine Beschwerden eingehen. Eine geringe Zahl von Beschwerden ist nicht unbedingt ein gutes Zeichen; sie kann darauf hindeuten, dass das Verfahren unbekannt ist oder ihm nicht vertraut wird. Die Ergebnisse sollten zu konkreten Verbesserungen führen und dokumentiert werden.

Illustration: Ein hypothetischer deutscher Bekleidungshändler erhält über eine örtliche Partnerorganisation eine Beschwerde, dass Beschäftigte in einer Nähfabrik zu unbezahlten Überstunden gezwungen werden. Die zuständige Person bestätigt den Eingang, erörtert den Sachverhalt mit der Organisation, gibt ein unangekündigtes Audit in Auftrag, vereinbart mit dem Zulieferer einen Korrekturmaßnahmenplan einschließlich Nachzahlungen und Arbeitszeitkontrollen und überwacht die Umsetzung. Die Organisation erhält eine Rückmeldung, und der Fall wird als Teil der Sorgfaltsdokumentation des Händlers festgehalten.

Externe und branchenweite Verfahren

Unternehmen können sich an einem externen Beschwerdeverfahren beteiligen, statt ein eigenes zu betreiben, sofern es die gesetzlichen Kriterien erfüllt. Brancheninitiativen und Multi-Stakeholder-Plattformen können einen besseren Zugang in den Produktionsländern und höhere Glaubwürdigkeit bieten. Unternehmen bleiben dafür verantwortlich, dass Beschwerden zu ihren Lieferketten nachverfolgt werden und dass sie angemessene Maßnahmen ergreifen. Vereinbarungen mit externen Anbietern sollten Datenzugang, Vertraulichkeit, Reaktionszeiten und Berichterstattung regeln.

Auch der Datenschutz ist zu beachten. Beschwerden enthalten häufig personenbezogene Daten von Hinweisgebern, Beschäftigten der Zulieferer und beschuldigten Personen. Unternehmen benötigen eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO, angemessene Informationspflichten mit möglichen Beschränkungen, sichere Systeme und Aufbewahrungsfristen. Die Übermittlung von Daten an Zulieferer oder Partner außerhalb der EU erfordert geeignete Garantien.

Schließlich sind Beschwerdeverfahren eine Erkenntnisquelle. Die Auswertung von Beschwerden über Zulieferer und Regionen hinweg hilft, Risikoanalysen zu aktualisieren, Audits zu priorisieren und Schulungen für Zulieferer zu gestalten. Unternehmen, die Beschwerden als Information statt als Bedrohung behandeln, erkennen Probleme meist früher und lösen sie mit geringerem Aufwand.

So unterstützt TRW & Co bei Beschwerdeverfahren

Wir beraten Unternehmen bei der Gestaltung und dem Betrieb von Beschwerdeverfahren nach dem LkSG und der CSDDD. Wir entwerfen Verfahrensordnungen, beraten zu Kanälen, externen Anbietern und Branchenmechanismen, übernehmen die Rolle unabhängiger Bearbeiter oder unterstützen diese, klären Beschwerden auf und gestalten Abhilfemaßnahmen mit Zulieferern. Außerdem verzahnen wir Beschwerdeverfahren mit Meldekanälen nach dem HinSchG und vertreten Unternehmen in Verfahren vor dem BAFA. Unsere Arbeit ist eng mit unseren Praxen zu Sorgfaltspflichten in der Lieferkette und zum Hinweisgeberschutz verbunden. Lesen Sie auch unsere Beiträge zur LkSG-Reform und zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Wenn Sie Ihr Verfahren überprüfen lassen möchten, kontaktieren Sie uns.