Urlaubsanspruch und Verfall von Urlaub

Urlaubsanspruch in Deutschland: Wann verfällt er?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch in Deutschland verfällt nicht mehr automatisch am Jahresende. Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden; eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen, und dann nur bis zum 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG).

Im Anschluss an die Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union vertritt das Bundesarbeitsgericht (BAG) jedoch die Auffassung, dass der gesetzliche Mindesturlaub nur erlischt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, ihn zu nehmen – indem er ihn auffordert, den Urlaub zu nehmen, und ihn rechtzeitig darauf hinweist, dass dieser andernfalls verfällt. Hat der Arbeitgeber das unterlassen, läuft nicht genommener Urlaub von Jahr zu Jahr auf und verjährt nicht einmal nach den allgemeinen Verjährungsregeln.

Für Arbeitgeber wird damit aus einer Verwaltungsroutine ein erhebliches Haftungsrisiko. Nicht genommener Urlaub aus zurückliegenden Jahren kann bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses als Urlaubsabgeltung geltend gemacht werden, und die Beträge werden häufig in Kündigungsstreitigkeiten und Abfindungsverhandlungen ins Spiel gebracht. Ein dokumentierter jährlicher Hinweisprozess ist der wirksamste Schutz. Er kostet wenig, verhindert aber, dass sich über Jahre hinweg unbemerkt Ansprüche aufbauen, die erst beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers sichtbar werden.

Gesetzlicher Mindesturlaub und vertraglicher Mehrurlaub

§ 3 Abs. 1 BUrlG gewährt jährlich mindestens 24 Werktage Urlaub. Da das Gesetz alle Kalendertage mit Ausnahme der Sonn- und gesetzlichen Feiertage als Werktage zählt, entspricht dies bei einer Fünftagewoche 20 Arbeitstagen. Schwerbehinderte Menschen haben nach dem Neunten Buch Sozialgesetzbuch Anspruch auf fünf zusätzliche Urlaubstage im Jahr. Viele Arbeitsverträge und Tarifverträge gewähren bei einer Fünftagewoche 25 bis 30 Tage. Der über das Gesetz hinausgehende Teil ist rechtlich anders zu behandeln als der Mindesturlaub, wie der folgende Absatz zeigt.

Die vom EuGH geprägten Regeln zum Verfall gelten in vollem Umfang für den gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch. Für vertraglichen Mehrurlaub können die Parteien abweichende Regeln vereinbaren, etwa dass er unabhängig von einem Hinweis des Arbeitgebers mit Ablauf des Übertragungszeitraums verfällt. Das BAG verlangt jedoch deutliche Anhaltspunkte dafür, dass die Parteien die beiden Bestandteile unterschiedlich behandeln wollten. Sieht der Vertrag schlicht „30 Tage Jahresurlaub“ vor, ohne zu unterscheiden, gelten die gesetzlichen Regeln für den gesamten Anspruch. Gut gestaltete Verträge trennen daher gesetzlichen und zusätzlichen Urlaub und legen fest, in welcher Reihenfolge sie verbraucht werden.

Änderungen des Arbeitszeitmodells verlangen Sorgfalt. Wechselt ein Arbeitnehmer von fünf auf drei Arbeitstage pro Woche, darf bereits im bisherigen Rhythmus erworbener Urlaub nicht einfach in eine geringere Zahl von Tagen umgerechnet werden; nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG behält vor der Änderung erworbener Urlaub seinen Wert. Dasselbe gilt umgekehrt, wenn Teilzeitkräfte ihre Arbeitszeit erhöhen. Entgeltabrechnungs- und Zeiterfassungssysteme sollten den Urlaub deshalb abschnittsweise berechnen und nicht nur nach dem aktuellen Vertragsmodell, und das jährliche Hinweisschreiben sollte den zutreffenden Saldo ausweisen.

Die Hinweis- und Aufforderungspflicht des Arbeitgebers

Den Wendepunkt markierte das Urteil des EuGH vom 6.11.2018 – C-684/16 (Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften). Der Gerichtshof entschied, dass Art. 7 der Arbeitszeitrichtlinie und Art. 31 Abs. 2 der Charta der Grundrechte nationalen Regelungen entgegenstehen, nach denen ein Arbeitnehmer nicht genommenen Urlaub automatisch schon deshalb verliert, weil er ihn nicht beantragt hat. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer tatsächlich ermöglichen, den Urlaub zu nehmen. Die bloße Möglichkeit, einen Urlaubsantrag zu stellen, reicht danach nicht mehr aus; die Initiative liegt beim Arbeitgeber.

Das BAG setzte dies mit Urteil vom 19.2.2019 – 9 AZR 423/16 um. In richtlinienkonformer Auslegung des § 7 BUrlG entschied es, dass der gesetzliche Urlaub am Ende des Kalenderjahres oder eines zulässigen Übertragungszeitraums nur erlischt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub zu nehmen, und der Arbeitnehmer ihn dennoch aus freien Stücken nicht genommen hat. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer konkret und in völliger Transparenz auffordern, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass dieser andernfalls verfällt.

In der Praxis weist ein ordnungsgemäßer Hinweis zum Urlaubsanspruch folgende Merkmale auf:

• Er ist individuell an jeden einzelnen Arbeitnehmer gerichtet und nicht nur ein allgemeiner Aushang im Intranet;
• er nennt die konkrete Zahl der für das laufende Jahr noch verfügbaren Tage, einschließlich übertragener Tage;
• er fordert den Arbeitnehmer auf, den Urlaub innerhalb des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums zu beantragen und zu nehmen;
• er erklärt klar, dass der Urlaub mit Ablauf dieses Zeitraums verfällt, wenn er nicht genommen wird;
• er erfolgt rechtzeitig, typischerweise zu Jahresbeginn mit einer Erinnerung im Herbst, und wird wiederholt, wenn sich der Saldo erheblich ändert;
• er ist dokumentiert, sodass der Arbeitgeber den Zugang in einem späteren Rechtsstreit beweisen kann.

Kein Ausweg über die Verjährung

Arbeitgeber hofften, dass alter Urlaub wenigstens nach drei Jahren nach den allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs verjähren könnte. Der EuGH lehnte dies mit Urteil vom 22.9.2022 – C-120/21 (LB) ab: Die Verjährungsfrist kann nicht zu laufen beginnen, solange der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Das BAG folgte mit Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 266/20. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch unterliegt zwar der Verjährung nach § 194 Abs. 1 BGB, doch die dreijährige Frist beginnt nicht zwingend mit dem Ende des Urlaubsjahres. Sie beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer informiert und zur Urlaubnahme aufgefordert hat.

Die Folge ist, dass sich der Urlaubsanspruch über einen langen Zeitraum aufbauen kann, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten nie informiert hat. Im vom BAG entschiedenen Fall verlangte die Arbeitnehmerin die Abgeltung von 101 Urlaubstagen, die sich über mehrere Jahre angesammelt hatten. Arbeitgeber, die noch keinen Hinweisprozess eingeführt haben, können die Vergangenheit nicht heilen, wohl aber das weitere Auflaufen ab sofort stoppen: Sobald der Arbeitgeber ordnungsgemäß informiert, verfällt auch alter Urlaub mit Ablauf des laufenden Jahres (oder Übertragungszeitraums), wenn der Arbeitnehmer ihn weiterhin nicht nimmt. Je früher ein solcher Prozess eingeführt wird, desto eher lässt sich das Risiko aus der Vergangenheit begrenzen.

Urlaubsanspruch bei Langzeiterkrankung

Langzeiterkrankungen werden anders behandelt. Ein Arbeitnehmer, der während des gesamten Urlaubsjahres und des Übertragungszeitraums arbeitsunfähig ist, kann keinen Urlaub nehmen, sodass die Hinweispflicht ihren Zweck nicht erreichen kann. Nach gefestigter Rechtsprechung des BAG im Anschluss an den EuGH verfällt der gesetzliche Urlaub solcher Arbeitnehmer 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist – unabhängig davon, ob der Arbeitgeber einen Hinweis erteilt hat.

Der EuGH präzisierte dies mit Urteil vom 22.9.2022 in den verbundenen Rechtssachen C-518/20 und C-727/20 (Fraport und St. Vincenz-Krankenhaus). Hat ein Arbeitnehmer im Urlaubsjahr tatsächlich gearbeitet, bevor er dauerhaft arbeitsunfähig oder voll erwerbsgemindert wurde, verfällt der für dieses Jahr erworbene Urlaub nach 15 Monaten nur, wenn der Arbeitgeber ihn rechtzeitig in die Lage versetzt hatte, ihn zu nehmen. Das BAG wandte dies mit Urteil vom 20.12.2022 – 9 AZR 245/19 an. Arbeitgeber sollten den jährlichen Hinweis deshalb allen Beschäftigten erteilen, auch solchen, die später erkranken, weil er für den Urlaub des betreffenden Jahres den Verfall nach 15 Monaten sichert. Ein Hinweisprozess, der erkrankte Beschäftigte ausspart, verschenkt also gerade dort Schutz, wo die Beträge oft am höchsten sind.

Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Abgeltung umfasst sämtlichen nicht verfallenen Urlaub, einschließlich Urlaubs aus früheren Jahren, der aufgelaufen ist, weil der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht informiert hat. Die Höhe bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen gemäß § 11 BUrlG. Bei über Jahre aufgelaufenem Urlaub können auf diese Weise schnell erhebliche Beträge zusammenkommen, die in jeder Austrittsverhandlung zu berücksichtigen sind.

Bei Austrittsverhandlungen sind einige Punkte zu beachten:

• Während der Kündigungsfrist kann der Arbeitgeber offenen Urlaub durch Freistellung von der Arbeitspflicht gewähren; die Freistellung muss aber eindeutig erkennen lassen, dass sie zur Erfüllung des Urlaubsanspruchs erfolgt und für die Urlaubstage Urlaubsentgelt gezahlt wird. Eine unbestimmte Freistellung verbraucht keinen Urlaub, sodass der Anspruch trotz monatelanger Freistellung weiter abzugelten sein kann.
• Auf den gesetzlichen Mindesturlaub kann ein Arbeitnehmer während des laufenden Arbeitsverhältnisses nicht verzichten. Aufhebungs- und Abwicklungsverträge sollten den Urlaub daher regeln, indem sie bestätigen, dass er genommen wurde, oder die Urlaubsabgeltung nach Beendigung abschließend regeln.
• Ansprüche auf Urlaubsabgeltung nach Beendigung sind gewöhnliche Geldansprüche und können vertraglichen oder tariflichen Ausschlussfristen unterliegen, sofern die Ausschlussklausel wirksam ist.

Urlaubsansprüche sind ein wiederkehrender Posten in Kündigungsstreitigkeiten und Vergleichsgesprächen; unsere Seite zu Kündigungen und Restrukturierung behandelt den weiteren Zusammenhang.

Checkliste für Arbeitgeber zum Urlaubsanspruch

1. Führen Sie einen individuellen, dokumentierten Hinweisprozess für alle Beschäftigten ein, auch für Langzeiterkrankte und Beschäftigte in Elternzeit.
2. Überprüfen Sie Arbeitsverträge und trennen Sie gesetzlichen und vertraglichen Mehrurlaub, mit klaren Verfallsregeln für Letzteren.
3. Vereinbaren Sie allgemeine Urlaubsgrundsätze und den Urlaubsplan mit dem Betriebsrat, der nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht hat.
4. Gleichen Sie Zeiterfassungs- und Abrechnungssysteme ab, damit die Salden stimmen.
5. Bewerten Sie bereits aufgelaufenen Urlaub als mögliche Verbindlichkeit in Bilanzen und Transaktionen.
6. Prüfen Sie, wie Urlaub in Freistellungsklauseln und Aufhebungsverträgen behandelt wird.

Aufgelaufener Urlaub ist auch ein Thema der Due Diligence bei Unternehmenskäufen; siehe unseren Beitrag zu Pensionsverpflichtungen bei M&A-Transaktionen zu verwandten arbeitsrechtlichen Verbindlichkeiten und unseren Beitrag zu Befristung und Teilzeit zur Urlaubsberechnung bei geänderten Arbeitszeitmodellen.

So unterstützt TRW & Co

Wir helfen Arbeitgebern, die Risiken rund um den Urlaubsanspruch zu steuern: Wir gestalten rechtskonforme Hinweisschreiben und Personalprozesse, entwerfen Vertragsklauseln, die gesetzlichen und vertraglichen Urlaub trennen, und verhandeln Urlaubsgrundsätze mit Betriebsräten. Bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen beziffern und regeln wir Ansprüche auf Urlaubsabgeltung, einschließlich aufgelaufenen Urlaubs aus früheren Jahren. Bei Transaktionen bewerten wir Urlaubsverbindlichkeiten im Rahmen der arbeitsrechtlichen Due Diligence. Wo Ansprüche streitig sind, vertreten wir Arbeitgeber vor den Arbeitsgerichten. Mehr zu unserer arbeitsrechtlichen Praxis finden Sie unter Arbeitsrecht und betriebliche Altersversorgung, oder kontaktieren Sie uns direkt. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.