Gewerbemietverträge in Textform: was sich 2025 geändert hat

Was sich für den Gewerbemietvertrag geändert hat

Über Jahrzehnte musste in Deutschland jeder Gewerbemietvertrag mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr in Schriftform geschlossen werden. Geschah das nicht, galt er als auf unbestimmte Zeit geschlossen und konnte unabhängig von der vereinbarten Festlaufzeit mit der gesetzlichen Frist gekündigt werden. Weil die Rechtsprechung verlangte, dass alle wesentlichen Vertragsbedingungen – Parteien, Mietsache, Miete, Laufzeit – einschließlich späterer Nachträge in einer von beiden Parteien unterzeichneten Urkunde enthalten waren, wiesen viele Mietverträge versteckte Formmängel auf. Parteien, die vorzeitig aus einem Mietverhältnis aussteigen oder die Miete neu verhandeln wollten, suchten gezielt nach solchen Mängeln und nutzten sie als Druckmittel. Für Eigentümer, Investoren und Finanzierer bedeutete das eine dauerhafte Unsicherheit über den tatsächlichen Wert langfristiger Mietverträge.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Regel für die Gewerbemiete mit Wirkung zum 1. Januar 2025 geändert. § 578 Abs. 1 S. 2 BGB bestimmt nun, dass § 550 BGB mit der Maßgabe anzuwenden ist, dass ein für längere Zeit als ein Jahr geschlossener Mietvertrag, der nicht in Textform geschlossen ist, als für unbestimmte Zeit geschlossen gilt. Die Regel gilt für Mietverhältnisse über Grundstücke und über § 578 Abs. 2 BGB für Räume, die keine Wohnräume sind – Büros, Einzelhandelsflächen, Logistikimmobilien, Hotels und andere gewerbliche Räume. Für Wohnraummietverträge bleibt es bei der Schriftform nach § 550 BGB.

Dieser Beitrag erläutert, was Textform bedeutet, wie die Übergangsregelung funktionierte, welche Streitigkeiten nun enden und worauf Vermieter und Mieter beim Gewerbemietvertrag im Jahr 2026 weiterhin achten sollten.

Die Textform im Überblick

Nach § 126b BGB verlangt die Textform eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, abgegeben auf einem dauerhaften Datenträger. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und das geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

In der Praxis bedeutet das:

• Ein Austausch von E-Mails, PDF-Dokumenten oder eingescannten unterzeichneten Exemplaren kann die Textform wahren;
• eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich;
• die erklärende Partei muss genannt sein, sodass anonyme oder keiner Person zuordenbare Mitteilungen nicht genügen;
• ein Text auf einer Website, den der Anbieter ändern kann, ist in der Regel kein dauerhafter Datenträger, es sei denn, er wird dem Empfänger in speicherbarer Form zur Verfügung gestellt.

Unverändert geblieben ist die inhaltliche Anforderung: Die wesentlichen Bedingungen des Mietvertrags müssen in der vorgeschriebenen Form dokumentiert sein. Die Textform erleichtert die Einhaltung, doch ein Gewerbemietvertrag, dessen wesentliche Bedingungen über formlose E-Mails und mündliche Absprachen verstreut sind, kann sie weiterhin verfehlen.

Die Übergangsregelung für bestehende Gewerbemietverträge

Für Gewerbemietverhältnisse, die vor dem 1. Januar 2025 entstanden sind, galt eine Übergangsvorschrift. Nach Art. 229 § 70 Abs. 1 des Einführungsgesetzes zum Bürgerlichen Gesetzbuche (EGBGB) war auf solche Mietverhältnisse die bisherige Fassung des § 578 Abs. 1 BGB – mit dem Schriftformerfordernis – bis einschließlich 1. Januar 2026 weiter anzuwenden. Vereinbarten die Parteien jedoch ab dem 1. Januar 2025 eine Änderung, galt für dieses Mietverhältnis die neue Fassung ab dem Zeitpunkt der Änderungsvereinbarung.

Die Folge: Seit dem 2. Januar 2026 wird jeder Gewerbemietvertrag am Maßstab der Textform gemessen. Ein Formmangel nach der alten Schriftformregel, der einen vor 2025 geschlossenen Mietvertrag betraf, kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr für eine Kündigung genutzt werden, sofern der Vertrag die Textform wahrt. Da nahezu jeder auf Papier unterzeichnete Mietvertrag zugleich die Textform erfüllt, sind die meisten alten Schriftformmängel praktisch kraft Gesetzes geheilt.

Ob Kündigungen, die während der Übergangszeit unter Berufung auf einen Schriftformmangel erklärt wurden, wirksam bleiben, ist eine gesonderte Frage, die von den Umständen und vom Zeitpunkt der Kündigung abhängt. Parteien, die an solchen Streitigkeiten beteiligt sind, sollten sich zum konkreten Fall beraten lassen. Maßgeblich sind dabei regelmäßig der Inhalt der Kündigungserklärung, ihr Zugang und der Stand des Mietverhältnisses zu diesem Zeitpunkt.

Das Ende der Schriftformstreitigkeiten – fast

Schriftformstreitigkeiten waren zu einer Besonderheit der deutschen Gewerbemietpraxis geworden. Der Bundesgerichtshof (BGH) entwickelte eine detaillierte Rechtsprechung dazu, wann Anlagen, Side Letters und Nachträge die Schriftform wahren, und entschied 2017, dass sogenannte Schriftformheilungsklauseln – Klauseln, welche die Parteien verpflichten, Mängel zu beheben und sich nicht auf sie zu berufen – unwirksam sind, weil die Schriftformregel auch einen späteren Erwerber des Grundstücks schützt. Diese Entscheidung beseitigte die gängigste vertragliche Absicherung und machte die Prüfung der Mietvertragsform zu einem Standardbestandteil von Immobilientransaktionen.

Der Wechsel zur Textform setzt an der Wurzel des Problems an. Ein Gewerbemietvertrag, der auf Papier, durch E-Mail-Austausch oder mit einfachen elektronischen Signaturen geschlossen wurde, erfüllt das Formerfordernis heute in aller Regel. Auch Side Letters und Nachträge, die per E-Mail versandt werden, können es erfüllen. Die Due Diligence bei Transaktionen kann sich daher auf den Inhalt der Mietverträge statt auf ihre formale Entstehungsgeschichte konzentrieren.

Einige Risiken bleiben. Ein Mietvertrag kann die Textform weiterhin verfehlen, wenn wesentliche Bedingungen nur mündlich oder durch schlüssiges Verhalten vereinbart wurden oder wenn sich aus den Unterlagen nicht ergibt, welche Fassung vereinbart wurde. Ein weiteres Risiko liegt im Beweis: Werden Vereinbarungen per E-Mail geschlossen, kann es schwieriger sein festzustellen, welcher Entwurf verbindlich geworden ist. Ein gutes Dokumentenmanagement ist deshalb wichtiger denn je. Wer jeden Gewerbemietvertrag mit allen Nachträgen sauber und vollständig ablegt, vermeidet spätere Auseinandersetzungen darüber, was tatsächlich vereinbart wurde.

Was die Reform für Vermieter und Mieter bedeutet

Für Vermieter liegt der Hauptvorteil in der Stabilität. Ein befristeter Mietvertrag mit einem bonitätsstarken Mieter kann nicht mehr durch eine fehlende Anlage oder eine formlose Mietänderung ausgehebelt werden. Das ist für Bewertungen und Finanzierungen wichtig. Vermieter sollten jedoch bei der Kommunikation mit Mietern per E-Mail vorsichtig sein: Eine Nachricht, die scheinbar ein Zugeständnis vereinbart – eine Mietminderung, eine andere Nutzung oder eine Verlängerung –, kann nun das Formerfordernis erfüllen und den Vermieter binden, wenn sie angenommen wird. Interne Regeln dazu, wer Änderungen von Mietverträgen vereinbaren darf und in welchem Format, sind daher ratsam.

Für Mieter entfällt mit der Reform eine Ausstiegsoption, die gelegentlich genutzt wurde, um unattraktiven Mietverträgen zu entkommen oder die Miete neu zu verhandeln. Im Gegenzug profitieren Mieter von derselben Stabilität, wenn sie in den Ausbau investiert haben und auf eine langfristige Nutzung angewiesen sind. Mieter sollten zudem sicherstellen, dass Vereinbarungen zu ihren Gunsten, etwa mietfreie Zeiten, Ausbaukostenzuschüsse des Vermieters oder Konkurrenzschutzzusagen, in Textform dokumentiert sind, damit sie nach § 566 BGB auch einen künftigen Erwerber des Grundstücks binden.

Für Property Manager erleichtert die Reform die tägliche Verwaltung, erhöht aber auch die Bedeutung disziplinierter Kommunikation. Viele Routinenachrichten haben nun rechtliches Gewicht; Vorlagen für Standardmitteilungen – Mitteilungen über Indexanpassungen, Zustimmungen zu Untervermietung oder baulichen Veränderungen und Bestätigungen vereinbarter Änderungen – helfen, ungewollte Bindungen zu vermeiden.

Praktische Auswirkungen auf Transaktionen und Finanzierungen

Für Immobilienkäufer und Kreditgeber sind die Mieteinnahmen ein zentraler Werttreiber. Ein Erwerber tritt nach § 566 BGB, der über § 578 BGB auch für Gewerberäume gilt, kraft Gesetzes in bestehende Mietverhältnisse ein. Kann ein Gewerbemietvertrag wegen eines Formmangels vorzeitig gekündigt werden, mindert das den Wert der Immobilie und die Sicherheit des Kreditgebers.

Mit dem Wechsel zur Textform ist das Formrisiko deutlich gesunken. Die Due Diligence sollte dennoch prüfen,

• ob ein vollständiger Satz von Mietvertragsunterlagen einschließlich aller Nachträge und Side Letters in Textform vorliegt;
• ob mündliche Absprachen oder eine geübte Praxis, die wesentliche Bedingungen (Miete, Fläche, Laufzeit) verändert haben, dokumentiert wurden;
• ob Index- und Umsatzmietklauseln, Verlängerungsoptionen und Sonderkündigungsrechte einheitlich dokumentiert sind;
• ob der Datenraum des Verkäufers das Mietverhältnis so abbildet, wie es tatsächlich gelebt wird, und nicht nur so, wie es ursprünglich unterzeichnet wurde.

Kaufverträge enthalten typischerweise Garantien des Verkäufers zur Vollständigkeit der Mietvertragsunterlagen. Diese bleiben sinnvoll, und ihr Umfang kann sich nun auf den materiellen Inhalt und das Fehlen nicht offengelegter Nebenabreden konzentrieren. Käufer sollten dennoch darauf achten, dass die Garantien auch Vereinbarungen erfassen, die per E-Mail getroffen wurden.

Gestaltung und Verwaltung des Gewerbemietvertrags nach der Reform

Vermieter und Mieter können mit einfachen Schritten das Beste aus den neuen Regeln machen:

1. Eine maßgebliche Quelle: Führen Sie eine konsolidierte Mietvertragsakte mit dem unterzeichneten Mietvertrag, den Anlagen und allen Nachträgen, jeweils mit Datum und Version gekennzeichnet.
2. Klares Änderungsverfahren: Vereinbaren Sie, dass Änderungen ein Dokument in Textform erfordern, das ausdrücklich auf den Mietvertrag Bezug nimmt und von beiden Parteien bestätigt wird.
3. E-Mail-Disziplin: Unterscheiden Sie Verhandlungs-E-Mails von verbindlichen Vereinbarungen, etwa durch ein Bestätigungsformat oder einen Workflow mit elektronischer Signatur.
4. Verweise auf Anlagen: Nehmen Sie präzise auf Pläne, Baubeschreibungen und Flächenbeschreibungen Bezug, damit der Inhalt des Mietvertrags bestimmbar ist.
5. Standardklauseln überprüfen: Überholte Schriftformheilungsklauseln können gestrichen oder durch Regelungen zum Änderungsverfahren ersetzt werden.
6. Wohnanteile: Mischmietverträge mit einem Wohnanteil können weiterhin der Schriftform unterliegen; prüfen Sie die Einordnung.

Werkzeuge für elektronische Signaturen sind ein praktischer Weg, Bequemlichkeit und Klarheit zu verbinden. Für die Textform sind sie rechtlich nicht erforderlich, doch sie dokumentieren eindeutig, welches Dokument beide Parteien wann angenommen haben – ein wertvoller Beweis, falls der Inhalt des Mietvertrags später streitig wird.

Weitere Themen beim Gewerbemietvertrag im Jahr 2026

Die Formreform ändert nichts am materiellen Recht. Mietverhältnisse über Geschäftsräume unterliegen weitgehend der Vertragsfreiheit, doch AGB werden nach §§ 305 ff. BGB kontrolliert, was Klauseln zu Betriebskosten, Schönheitsreparaturen, Instandhaltung von Gemeinschaftsflächen und Haftung betrifft. Energieeffizienz- und ESG-Pflichten, einschließlich Green-Lease-Klauseln und der Verteilung der Kosten für bauliche Modernisierungen, werden zunehmend verhandelt. Indexmieten sind verbreitet und müssen sorgfältig formuliert werden, damit Anpassungen für beide Seiten berechenbar bleiben und spätere Streitigkeiten über die Berechnung vermieden werden. Und die Frage der Mietanpassung in Krisen – während der Pandemie über § 313 BGB behandelt – bleibt bei Versorgungsschocks relevant, wie wir in unserem Beitrag zu höherer Gewalt und Störung der Geschäftsgrundlage erläutern.

So unterstützt TRW & Co

Wir beraten Vermieter, Mieter, Investoren und Kreditgeber rund um den Gewerbemietvertrag in Deutschland. Wir entwerfen und verhandeln Mietverträge für Büro-, Einzelhandels-, Logistik- und Hotelflächen, richten Änderungs- und Dokumentationsprozesse ein, die unter der Textform funktionieren, prüfen Mietvertragsbestände bei Akquisitionen und Finanzierungen und führen Streitigkeiten über Mietbedingungen, Kündigungen und Mietanpassungen. Unsere Arbeit ist verbunden mit unserer Praxis für Immobilientransaktionen und unserem Team für Immobilien- und öffentliches Recht sowie mit unserem Beitrag zu Share Deal und Asset Deal. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.